El método FAST: órden en el flujo de tareas

El caos de tu día a día

LLegas a la oficina, te sientas delante de tu portátil y, si resistes la tentación de abrir tu correo o tu chat a primera hora, te pones, en el mejor de los casos, con esa primera tarea importante (la roca) que te has propuesto sacar hoy adelante.

Y aquí comienza tu realidad diaria:

• Tras 20 minutos de cierto progreso, un compañero se te acerca para preguntarte una duda que requiere la búsqueda de cierta información;
• Poco después el grupo de chat de tu equipo requiere tu atención para avanzar en un proyecto;
• Vuelves a tu tarea apenas 10 minutos antes de la primera de las tres reuniones consecutivas de la mañana;
• Intentas avanzar con tu roca en esos tiempos en los que las reuniones no requieren tu plena atención;
• Las conversaciones cruzadas de la reunión te impiden concentrarte, así que abres el correo para quitarte algo de encima y...¡Sorpresa! Marrón a la vista;
• Paras al menos 15 minutos para comer rápido antes de ponerte con el marrón que viste por correo. Tu equipo ya está en ello, pero tú tienes que estar...;

• Cuando regresas a tu sitio te dispones a devolver las 5 llamadas perdidas que tenías, pero solo la primera ya te ha llevado media hora: 5 minutos para tratar el asunto en cuestión y otros 25 para quejarte de lo horrible que ha sido tu día porque no te ha dado tiempo a hacer nada...

Y así es. No te ha dado tiempo siquiera a terminar la roca. Esa tarea importante que rondaba tu cabeza a primera hora de la mañana. Y creerás que has hecho lo posible y que "no doy para más"

La realidad es que, a pesar de haber normalizado que no tienes tiempo para lo importante, eres TÚ el que se auto-sabotea apagando fuegos en lugar de atender aquello que sabes que es realmente estratégico y aporta valor...

Antes de pensar en herramientas, IA y automatizaciones, lo primero que debes hacer es implantar una metodología que te permita:

• Reservar bloques de tiempo estratégicos para actividades que requieran tu concentración;
• Capturar de forma automática o semi-automática todas las tareas que se van generando a tu alrededor;
• Monitorizar en un único espacio de trabajo todas tus tareas, independientemnete de su origen;
• Establecer prioridades de acuerdo a criterios objetivos y comunes para todo el equipo de trabajo;
• Asegurar que no se pierde nada de lo que hay que hacer, y que todo lo que se hace aporta cuantitativamente a los resultados que se quieren conseguir;
• Crear una base de conocimiento sólida en torno a tu actividad diaria

Pero quizás te estés preguntando: ¿qué pautas debo seguir?, ¿por dónde empiezo?, ¿cuánto me va a costar esto?

Tu nueva metodología

En Trazia hemos desarrollado un método propio basado en la combinación de diversas técnicas de gestión del tiempo y productividad, ampliamente divulgadas a través de libros, charlas y cursos, y profusamente empleadas en grandes organizaciones, tales como GTD (Getting Things Done), el método Eisenhower, la técnica Pomodoro o los OKRs (Objectives and Key Results).

Se trata del método FAST (Flujo de Automatizaciones para un Sistema de Tareas), que implementa las mejores técnicas profesionales y personales de productividad y eficiencia, adaptadas a un ecosistema de herramientas digitales.