No solo te pasa a ti. Si le preguntas a cualquier profesional lo que más le quema de su día a día en el trabajo, la respuesta suele ser muy parecida: demasiadas reuniones, demasiados correos, demasiadas interrupciones,...
Es la frustración a corto plazo. La que se nota cada día. La que te hace llegar a casa agotad@ y con la sensación de no haber hecho nada de lo que tenías pensado.
Pero hay otra frustración, más silenciosa y bastante más peligrosa: la frustración a largo plazo. Esa que aparece cuando pasan los meses (o los años) y te das cuenta de que, a pesar de haber trabajado muchísimo, sigues lejos de los resultados que querías conseguir. Tú, tu equipo o tu empresa.
La primera tiene que ver con el ruido del día a día. La segunda, con el gap que existe entre la operativa diaria y los objetivos.
Y aunque parezcan problemas distintos, están íntimamente relacionados: cuando el día se llena de reuniones y correos que no controlas, no queda espacio para aquello que te acerca a tus objetivos.
Por eso, en este artículo he preparado 10 tips (podrían haber sido 30) en tres bloques:
- Estrategia (tips 1 a 5): hábitos para reducir el gap entre lo que haces cada día y lo que quieres conseguir.
- Reuniones (tips 6 a 8): quick wins para que dejen de ser la forma elegante de no hacer nada en grupo.
- Emails (tips 9 y 10): consejos para que tu bandeja de entrada deje de decidir por ti.
Ninguno requiere herramientas caras ni cambios organizativos profundos. Solo decisión y un poco de disciplina.
Los 10 tips de un vistazo
| Bloque | Tip | Qué resuelve |
|---|---|---|
| Estrategia | 1. Definir los valores del entorno | Decisiones incoherentes cuando hay presión |
| Estrategia | 2. Respetar los bloques de concentración | Falta de tiempo para el trabajo profundo |
| Estrategia | 3. Construir una agenda propia | Una agenda llena de urgencias ajenas |
| Estrategia | 4. Determinar la roca | Días ocupados, pero sin avance real |
| Estrategia | 5. Eliminar las distracciones del entorno | Dependencia de las notificaciones |
| Reuniones | 6. Ir siempre con al menos 1 objetivo | Reuniones en las que sientes que pierdes el tiempo |
| Reuniones | 7. Convocar reuniones con duraciones raras | Reuniones que se alargan sin control |
| Reuniones | 8. Otros consejos para reuniones | Reuniones largas, pesadas y mal planteadas |
| Correo | 9. No abrir el correo hasta una hora determinada | Una agenda secuestrada por la bandeja de entrada |
| Correo | 10. No escribir correos que obliguen a reflexionar | Hilos infinitos y malentendidos |
Estrategia: cerrar el gap entre lo que haces y lo que quieres conseguir
Empezamos por los tips menos inmediatos, pero más transformadores. Los que no se notan mañana, pero sí dentro de 3 meses.
Porque de nada sirve ganar media hora al día si ese tiempo se lo llevan las urgencias de los demás.
Tip 1 - Define los valores de tu entorno
Cuando hablo de entorno me refiero a tu empresa, a tu equipo, a tu departamento o incluso a ti mism@ como profesional.
Y cuando hablo de valores no me refiero a valores personales, ni a esas palabras bonitas que muchas empresas publican en su web (compromiso, excelencia, innovación, pasión,...). Parecen bien definidos, escritos y publicados. Pero es pura apariencia porque no están integrados en la forma de trabajar.
Para mi, los valores de un equipo son aquellos comportamientos que deben prevalecer pase lo que pase. Los que no se negocian ni siquiera cuando hay presión, cuando el cliente aprieta o cuando el objetivo del trimestre está en peligro.
¿Por qué es esto un tip de productividad? Porque cuando los valores no bajan al día a día, cada uno decide según su intuición, la urgencia o lo que cree que le van a pedir. Y así es imposible funcionar como equipo: se improvisa, se duda, se discute lo que ya debería estar claro,... y aparece el caos.
Los valores no sirven para inspirar, sino para decidir cómo actuar cuando hay presión. Son un atajo para la toma de decisiones.
Por si te sirve de referencia, estos son los valores que tengo definidos en Trazia:
- Nos comprometemos con los acuerdos alcanzados: analizamos y discutimos internamente todo lo que creamos necesario, pero una vez tomada una decisión, esta debe ejecutarse en tiempo y forma.
- Actuamos con transparencia: si ocurre algo que nos impide cumplir con lo prometido o pactado, avisamos con antelación, comunicamos lo ocurrido, sus consecuencias y las medidas de corrección a adoptar.
- Llegamos puntuales: no nos podemos permitir perder el tiempo que conseguimos ahorrar con la metodología que implantamos.
- Vamos de frente: resolvemos los conflictos cara a cara, con humildad. Rehuimos las conversaciones de pasillo.
- Hacemos lo que decimos: y decimos lo que hacemos. La calidad no son papeles, sino la única forma de pensar y actuar.
- Respondemos de forma alineada: no comunicamos fechas de entrega oficiales hasta que todos los involucrados estén alineados.
Fíjate en que ninguno es una palabra abstracta. Todos son comportamientos observables. Y todos tienen una consecuencia directa: si para alcanzar un resultado hay que saltarse uno solo de ellos, entonces ese objetivo no está bien definido. O se reformula, o se asume que no es alcanzable tal y como está planteado.
Tip 2 - Respeta tu bloque de concentración
En el artículo Tu agenda por bloques, no por horas te expliqué por qué organizar la jornada por bloques protege tu cerebro del coste del cambio de tarea y del residuo atencional.
Pero no es estrictamente necesario (por ahora) que conviertas tu día en una colección de bloques perfectamente estructurados.
Si estás empezando, basta con una cosa: identifica un bloque de entre 1 y 2 horas para el trabajo profundo.
Cal Newport lo llama Deep Work en su libro del mismo nombre: ese trabajo que requiere concentración máxima, que está libre de distracciones y que es el que realmente genera valor (analizar, redactar, diseñar, planificar, pensar,...).
Dos consejos para que funcione:
- Ponle un horario fijo. Cuando el bloque ocurre siempre a la misma hora, tu cerebro llega preparado y tu entorno aprende a respetarlo.
- Ubícalo en tu momento de mayor lucidez mental. Para la mayoría de personas, las primeras horas de la mañana, antes de que el día se llene de interrupciones y fatiga mental.
La concentración no se improvisa, se convoca. Y un bloque fijo es la convocatoria.
Tip 3 - Construye una agenda propia
Abre tu calendario de la próxima semana. ¿Cuántos de los eventos que aparecen los has puesto tú? ¿Y cuántos te los han puesto otros?
Habitualmente vamos llenando los huecos de nuestro calendario con solicitudes de los demás: reuniones con clientes, eventos de colaboradores, llamadas de compañeros,... Y lo hacemos porque sentimos el trabajo como un servicio a los demás.
Sin embargo, el trabajo es, en esencia, una inversión de nuestro tiempo para conseguir un resultado.
Solo si construimos la mayor parte de nuestra agenda, de manera consciente, alrededor de aquello que nos hará llegar a dicho resultado, estaremos cumpliendo realmente con nuestro trabajo.
Esto significa reservar tiempo en tu calendario para tus prioridades antes de que lo hagan los demás. Y significa, sobre todo, saber decir NO. A muchas personas. Sobre todo a ti mism@, cuando te apetece meterte en ese asunto que no te toca o que no te acerca a nada.
Si tú no construyes tu agenda, otros lo harán por ti. Y la llenarán con sus prioridades, no con las tuyas.
Tip 4 - Define la roca
Cada día debes identificar una tarea importante que terminar o en la que avanzar de forma significativa. Esa es tu roca.
Esa tarea que te hace sentir bien cuando la terminas por alguno de estos motivos:
- Por su importancia: avanzas hacia tu objetivo.
- Por su complejidad: qué buen@ eres.
- Por su pesadez: por fin te la quitas de encima.
Finalizarla o avanzar firmemente en ella genera bienestar y la sensación del deber bien hecho. Y esa sensación tiene un efecto dominó: el resto del día se afronta con otra energía.
Mark Twain lo resumió en una frase que ha dado nombre al método Eat the frog: si lo primero que haces por la mañana es comerte una rana viva, puedes pasar el resto del día con la satisfacción de saber que eso es probablemente lo peor que te va a pasar.
¿Y cuándo te comes la rana? Tiene todo el sentido que ocupe tu bloque de concentración (tip 2). De este modo, el mejor momento del día se dedica a la tarea más importante del día.
Tip 5 - Elimina las distracciones de tu entorno
Móvil, notificaciones de chats, redes sociales, correo electrónico,... Es una obviedad, lo sé.
Pero quiero que lo enfoques desde otro prisma: hemos pasado de usar las notificaciones como recordatorios, a vivir para ellas. Ya no nos avisan de algo que necesitamos saber; somos nosotros quienes las esperamos, las buscamos y las revisamos compulsivamente por si acaso.
Cada notificación es una pequeña interrupción que rompe tu foco y deja un residuo atencional que tarda minutos en desaparecer. Multiplícalo por las decenas de avisos que recibes al día y entenderás por qué terminas la jornada con la sensación de no haber avanzado.
La solución pasa por reeducar nuestro cerebro para no necesitar esos recordatorios:
- Deja el móvil fuera de tu alcance (y de tu vista), al menos, durante tu bloque de concentración.
- Desactiva las notificaciones de chats y correos, no solo las silencies.
- Agrupa todos los "ladrones de tiempo" en un bloque propio en el que te permitas atenderlos, en lugar de convivir con ellos todo el día.
Al principio costará. Después descubrirás que casi nada era tan urgente como parecía.
Reuniones: la forma elegante de no hacer nada en grupo
Entramos en el terreno de los quick wins.
Las reuniones son, probablemente, la mayor fuente de queja en cualquier organización. Y no es para menos: los directivos pierden de media casi 6 horas semanales en reuniones innecesarias, tal como vimos en el artículo Por qué tu empresa pierde tiempo (y dinero).
No voy a entrar en obviedades (aunque no las cumplamos) como ser puntual, convocar a quienes sean estrictamente necesarios o respetar el orden del día. Me centro en pequeños detalles.
La buena noticia es que pequeños cambios generan grandes resultados.
Tip 6 - Ve siempre con al menos 1 objetivo en mente
Nos convocan a muchas reuniones sin saber muy bien por qué. E incluso en aquellas en las que sí (creemos que) debemos estar, a veces tenemos la sensación de estar perdiendo el tiempo.
El tip es sencillo: antes de entrar en la reunión, dedica 1 minuto a pensar qué quieres obtener de ella. Una sola cosa. Un dato, una decisión, un compromiso, una fecha,...
Debe ser un objetivo propio, pero enfocado a un fin profesional. Nada de orgullo ni de justificaciones.
Y si ese asunto no se trata o no se resuelve durante la reunión, pondrás tu esfuerzo en conseguirlo.
Este pequeño gesto cambia por completo tu papel en la reunión: pasas de ser un asistente pasivo a un participante activo. Y sales de ella con la satisfacción de haber conseguido algo, independientemente de cómo haya ido el resto.
Tip 7 - Convoca reuniones con duraciones raras
Lo habitual son reuniones de 30 minutos o de 1 hora. Incluso de 2 y 3 horas.
El problema no es tanto su duración estimada (bueno, si son de 2 o 3 horas, sí), sino su duración real.
Los números redondos invitan a pensar que la estimación se ha hecho muy a la ligera, y la tendencia natural es alargarlas. Es la Ley de Parkinson en estado puro: el trabajo se expande hasta llenar (e incluso sobrepasar) el tiempo disponible para su realización.
En cambio, convocar una reunión de 25 o 40 minutos transmite que el tiempo ha sido medido con precisión, que no hay más y que debemos ser estrictos en su cumplimiento.
Es un consejo de Steven Rogelberg, uno de los mayores expertos en reuniones del mundo.
Y añado que, como efecto colateral, obliga al convocante a pensar de verdad cuánto tiempo necesita cada punto de la agenda.
Tip 8 - Otros consejos para tus reuniones
Además de los dos tips anteriores, hay otros consejos menores que suman mucho:
- Evita las reuniones a primera hora o en tus bloques de concentración (tip 2). Las primeras horas son las de mayor lucidez mental, y dedicarlas a una reunión es desperdiciarlas. Mejor a partir de media mañana, pero no a última hora, cuando el cansancio ya aparece.
- Haz reuniones de pie para "invitar" al cuerpo a terminar cuanto antes. Nadie alarga una reunión cuando le duelen las piernas o no está cómodo.
- Evita los PowerPoints. Jeff Bezos los prohibió en las reuniones de dirección de Amazon y los sustituyó por memorandos narrativos que se leen en silencio al inicio de la reunión. Una presentación invita a desconectar, mientras que un texto obliga a pensar.
- Define 1 día a la semana libre de reuniones. Un día entero para avanzar en tus rocas sin interrupciones programadas.
Emails: que tu bandeja de entrada no decida por ti
Un empleado medio recibe más de 100 correos al día. Y el 40% lo revisa nada más empezar la jornada. La primera hora (la más lúcida), al menos, a la basura.
Tip 9 - No abras el correo hasta una determinada hora
Abrir el correo nada más empezar el día supone dejar tu agenda a merced de lo que te encuentres ahí: un cliente enfadado, una petición "urgente", un hilo que no entiendes,... y adiós a lo que tenías planificado.
Es decir, estás incumpliendo el tip 3: dejas que otros construyan tu agenda.
El consejo es fijar una hora a partir de la cual abrirás el correo, idealmente después de tu bloque de concentración (tip 2) y/o de haberte comido la rana (tip 4).
Si la fuerza de voluntad no es suficiente, existen aplicaciones como StayFocusd, una extensión para navegadores que te impide acceder al correo (o a cualquier otra web) en los tramos horarios que configures.
Es como evitar comer chocolate no teniéndolo accesible en la despensa. No se trata de resistir la tentación, sino de no tenerla a mano.
Tip 10 - No escribas correos que obliguen a reflexionar
Si te tienes que parar a pensar cómo decir algo, cómo estructurarlo e incluso a quién poner en copia, seguramente acabarás generando alguna de estas situaciones:
- Un correo que nadie leerá o poco accionable, porque es demasiado largo.
- Un hilo infinito de respuestas por malas interpretaciones.
- Una reunión o varias llamadas posteriores para resolver la bola creada.
Es decir, el tiempo que pensabas ahorrarte escribiendo un correo en lugar de hablar, se multiplica.
La regla es sencilla: si te quedas más de 15 segundos sin teclear porque no sabes qué decir o cómo decirlo, deja de escribir. Cámbialo por una llamada o por una conversación cuando se dé el momento.
El correo es una herramienta excelente para comunicar información clara. Pero es pésima para resolver conflictos, alinear criterios o gestionar temas delicados. Para eso, mejor ir de frente (¿recuerdas uno de mis valores en el tip 1?).
Quick wins hoy. Resultados mañana
Los tips para la gestión de reuniones y correos te darán alivio inmediato. Notarás la diferencia desde la primera semana: menos ruido, menos interrupciones, más tiempo.
Pero el verdadero cambio llega cuando ese tiempo recuperado se invierte en lo importante. Y eso es lo que consiguen los tips de estrategia: unos valores que guían tus decisiones, un bloque protegido para el trabajo profundo, una agenda construida por ti, una roca diaria y un entorno libre de distracciones.
No intentes aplicarlos todos a la vez. Si te parece, elige uno de cada bloque, ponlo en práctica durante 4 semanas y, cuando se convierta en hábito, añade el siguiente.
Y si quieres saber cuánto tiempo estás perdiendo realmente en tus distracciones diarias, y por dónde empezar, el diagnóstico gratuito de Trazia es un buen punto de partida.
